Digitaler Rechnungsempfang
Sie sind Lieferant oder Dienstleister der Amadeus Fire AG und möchten sich über unsere Anforderungen an den digitalen Rechnungsempfang bzw. den Versand von E-Rechnungen informieren? Dann finden Sie auf dieser Seite alle wesentlichen Informationen für die korrekte Übermittlung Ihrer Rechnung.
Die Amadeus Fire AG stellt auf digitalen Rechnungsempfang sowie den Empfang von E-Rechnungen um. Gemeinsam mit Ihrer Unterstützung möchten wir den Papierverbrauch reduzieren und unsere Geschäftsprozesse optimieren. Daher bitten wir Sie, uns künftig alle Rechnungen unter Einhaltung der gesetzlich vorgesehenen Angaben zur Rechnungserstellung (§14 UStG) per E-Mail zu senden. Es werden die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.0 und XRechnung 3.0. (sowie alle älteren Formate der XRechnung) akzeptiert.
FAQ – Häufige Fragen zur Rechnungsstellung und zum digitalen Rechnungsversand
1. Wie übermittle ich meine Rechnung an die Amadeus Fire AG korrekt?
Bitte senden Sie zukünftig alle Rechnungen inklusive der dazugehörigen Rechnungsanhänge an invoice@amadeus-fire.de.
Bitte achten Sie auf die korrekte Firmierung und Rechnungsanschrift:
Amadeus Fire AG
Hanauer Landstraße 160
60314 Frankfurt am Main
Sollte es Ihnen nicht möglich sein, uns eine Rechnung in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen, dann schicken Sie die Rechnung bitte an:
Amadeus Fire AG
Kreditorenbuchhaltung
Hanauer Landstraße 160
60314 Frankfurt am Main
2. Welche Anforderungen an den Versand der Rechnungen muss ich beachten?
E-Rechnungen: Das E-Mail Postfach invoice@amadeus-fire.de verarbeitet die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.0 und XRechnung 3.0. (sowie alle älteren Formate der XRechnung).
Digitale Rechnungen: Sollten Sie noch keine E-Rechnungen versenden, bitten wir Sie uns Ihre Rechnung inkl. der Anhänge ausschließlich im PDF-Format zu senden. Notwendige Anlagen zur Rechnung fügen Sie bitte direkt dem Rechnungsdokument bei. Wichtig dabei ist, dass Sie uns lediglich eine PDF-Datei pro E-Mail zusenden. Zwei PDF-Dateien in einer E-Mail können nicht verarbeitet werden.
Das E-Mail-Postfach invoice@amadeus-fire.de ist ausschließlich für den Empfang von Rechnungen bestimmt.
Bitte senden Sie uns die Rechnungen ausschließlich im PDF-Format zu. Notwendige Anlagen zur Rechnung fügen Sie bitte direkt dem Rechnungsdokument bei. Wichtig dabei ist, dass Sie uns lediglich eine PDF-Datei pro E-Mail zusenden. Zwei PDF-Dateien in einer E-Mail können nicht verarbeitet werden.
Pro Rechnungsdokument ist eine E-Mail zu versenden. Sollten Sie mehrere Rechnungen haben, so benötigen wir mehrere E-Mails.
Weitere Kommunikation in Form von Mahnungen oder Informationsschreiben senden Sie bitte an kreditoren@amadeus-fire.de.
Die zu verarbeitende Rechnung darf nicht passwortgeschützt oder zusätzlich elektronisch verpackt sein.
Die gesetzlich vorgesehenen Angaben zur Rechnungserstellung müssen gemäß §14 UStG vorhanden sein.
Bitte verzichten Sie zusätzlich auf den Versand der Rechnung per Post.
3. Welche Pflichtangaben müssen i. S. d. §14 UStG auf der Rechnung vorhanden sein?
Der § 14 UStG enthält eine Liste von Pflichtangaben für Ihre Rechnung. Diese müssen unbedingt von Ihnen als Rechnungsaussteller auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine fortlaufende und eindeutig zuordenbare Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Liefer-/Leistungsdatum, -zeitraum
- Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die erbrachten Leistungen
- Der angewandte Steuersatz bzw. der Hinweis auf eine Steuerbefreiung inklusive des relevanten Paragraphen im UStG
- Ggfs. ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Diese Angaben führen dazu, dass die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts bei einer Rechnung gewährleistet werden kann.
4. Welche weiteren Angaben müssen auf der Rechnung aufgeführt sein?
- Aussagekräftige Leistungsbeschreibung entsprechend der Bestellung
- Rechnungssubtype: Aufbau STYP-XXXX-XXXX
(weitere Informationen zum Subtype finden Sie in Frage Nr. 5) - In einer E-Rechnung hinterlegen Sie den Rechnungssubtype idealerweise im Feld project reference (Feld: BT-11)
5. Wozu dient der Rechnungssubtype und wie erhalte ich ihn?
Mit der Angabe des Rechnungssubtypes auf der Eingangsrechnung unterstützen Sie das Rechnungswesen der Amadeus Fire AG bei der Zuordnung und Kontierung des Beleges. Unser Rechnungseingangsmanagement ist in der Lage, den Subtype via OCR-Erkennung auszulesen. Dadurch können wir Ihre Rechnung schneller bearbeiten, den zuständigen Abteilungen zur Verfügung stellen und die Zahlung veranlassen.
Aufbau des Rechnungssubtypes: STYP-XXXX-XXXX
Eine Übersicht aller Rechnungssubtypes finden Sie im Folgenden. Den für Sie relevanten Rechnungssubtype erhalten Sie bei jeder Bestellung/Beauftragung.
6. Rechnungssubtypes Abteilungen der Amadeus Fire Zentrale
| Business Excellence & Controlling | STYP-0100-CO |
|---|---|
| Investor Relations | STYP-0100-IR |
| New Business and Innovation | STYP-0100-INNO |
| Konzerndatenschutz | STYP-0100-KO-DS |
| ext. Kandidatenmanagement | STYP-0100-EXT-K-MGMT |
| Finanz- und Rechnungswesen | STYP-0100-FINANCE |
| Interim Management | STYP-0100-INTERIM |
| Informationstechnik | STYP-0100-DISPATCHIT |
| Legal | STYP-0100-LEGAL |
| Legal Team Arbeitssicherheit | STYP-0100-LEGAL-AS |
| Marketing Team - Brand Content & Social | STYP-0100-MKT-BRAND |
| Marketing Team - CRM | STYP-0100-MKT-CRM |
| Marketing Team - Events | STYP-0100-MKT-EVENTS |
|---|---|
| Marketing Team - Exclusive | STYP-0100-MKT-EXCL |
| Marketing Team - Customer Experience | STYP-0100-MKT-EXP |
| Marketing Team - Performance Marketing | STYP-0100-MKT-PERF |
| Personalabteilung | STYP-0100-PA |
| Personalentwicklung & Inhouse Recruiting | STYP-0100-PE |
| Projektmanagement | STYP-0100-PM |
| Revision | STYP-0100-REVISION |
| Zentrale Services | STYP-0100-Z-SERVICES |
| Zentrale Services - Immobilien | STYP-0100-IMMO |
7. Rechnungssubtypes Amadeus Fire Niederlassungen
| Aachen, Division - Gesamt | STYP-0100-AAC-NL |
|---|---|
| Berlin, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-BER-NL |
| Berlin, Division - IT-Services | STYP-0100-BER-IT-NL |
| Bielefeld, Division - Gesamt | STYP-0100-BIE-NL |
| Bonn, Division - Gesamt | STYP-0100-BON-NL |
| Bremen, Division - Gesamt | STYP-0100-BRE-NL |
| Darmstadt, Division - Gesamt | STYP-0100-DAR-NL |
| Dortmund, Division - Gesamt | STYP-0100-DOR-NL |
| Düsseldorf, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-DUS-NL |
| Düsseldorf, Division - IT-Services | STYP-0100-DUS-IT-NL |
| Essen, Division - Gesamt | STYP-0100-ESS-NL |
| Frankfurt, Division - Office | STYP-0100-FFM-OFF-NL |
| Frankfurt, Division - Accounting | STYP-0100-FFM-ACC-NL |
| Freiburg, Division - Gesamt | STYP-0100-FRB-NL |
| Hamburg, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-HAM-NL |
| Hamburg, Division - IT-Services | STYP-0100-HAM-IT-NL |
| Hannover, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-HAN-IT-NL |
|---|---|
| Hannover, Division - IT-Services | STYP-0100-HAN-NL |
| Karlsruhe, Division - Gesamt | STYP-0100-KAR-NL |
| Köln, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-KLN-NL |
| Köln, Division - IT-Services | STYP-0100-KLN-IT-NL |
| Leipzig, Division - Gesamt | STYP-0100-LZP-NL |
| Mannheim, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-MAN-NL |
| Mannheim, Division - IT-Services | STYP-0100-MAN-IT-NL |
| Mainz, Division - Gesamt | STYP-0100-MNZ-NL |
| Münster, Division - Gesamt | STYP-0100-MST-NL |
| München, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-MUN-NL |
| München, Division - IT-Services | STYP-0100-MUN-IT-NL |
| Nürnberg, Division - Gesamt | STYP-0100-NRB-NL |
| Stuttgart, Division - Gesamt exklusive IT-Services | STYP-0100-STG-NL |
| Stuttgart, Division - IT-Services | STYP-0100-STG-IT-NL |
8. Wie verfahre ich mit Rechnungsanhängen?
Rechnungsanhänge, z. B. in Form von Leistungs- oder Stundennachweisen, können Sie ganz einfach an das Rechnungsdokument anhängen. Des Weiteren wird auch Ihre E-Mail als Dokument im Rechnungseingangsmanagement abgelegt. Informationen, die Sie per E-Mail an uns schreiben, gehen daher im E-Mail-Postfach nicht verloren.
Bitte beachten Sie beim Versand der Rechnungen, dass Sie uns lediglich eine PDF-Datei je E-Mail zu senden. Zwei PDF-Dateien in einer E-Mail können nicht verarbeitet werden.
9. Wohin versende ich Dokumente wie Mahnungen und Informationsschreiben?
Dokumente, die weder Rechnung noch Rechnungsanhang darstellen, senden Sie bitte direkt an unsere Kollegen im Rechnungswesen unter kreditoren@amadeus-fire.de.
