Richtig Feedback geben und nehmen: 13 Regeln für den Job

 

Eine positive Feedback-Kultur ist in der heutigen Arbeitswelt unerlässlich. Denn sie ist ein entscheidender Faktor für eine wertschätzende Kommunikation und erfolgreiche Zusammenarbeit.  

Geben Sie jemandem Feedback, geben Sie ihm eine Rückmeldung – beispielsweise zu seiner Arbeit oder seinem Verhalten. Doch wie schaffen Sie es, dass es von Ihrem Gegenüber angenommen und als hilfreich empfunden wird?

In unserem Artikel stellen wir Ihnen die 13 wichtigsten Regeln für wirkungsvolles und effektives Feedback im Business-Kontext vor. Dabei zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen, was Sie beachten sollten, wenn Sie Feedback geben oder entgegennehmen. Und welche Eigenschaften gutes Feedback eigentlich hat.

 

Welche Eigenschaften hat gutes Feedback?

Feedback-Gespräche im Job stehen im Kontext von Verbesserung und Weiterentwicklung. Ihr Zweck besteht also aus den folgenden Aspekten:

  • Erlangte Erfolge zu besprechen sowie (Verbesserungs-) Potentiale aufzuzeigen
  • Ziele zu vereinbaren und künftige Anforderungen zu definieren
  • Arbeitsergebnisse zu verbessern
  • Die Zusammenarbeit im Team zu optimieren und Missverständnisse zu klären


Damit Ihr Feedback genau diesen Zweck erfüllt, muss es folgende Kriterien erfüllen:

  1. Es ist konstruktiv: Konstruktiv kommt vom lateinischen Verb „construere“ (konstruieren). Konstruktives Feedback ist aufbauend und entwickelnd. Es geht möglichst wenig um Kritik. Im Vordergrund steht das Aufzeigen von Verbesserungspotential. Lassen Sie auch Vorschläge, Anregungen und Tipps einfließen.
     
  2. Es ist sachlich richtig: Gutes Feedback basiert nicht auf Vermutungen, sondern Fakten.
     
  3. Es ist möglichst beschreibend und nicht wertend: Beschreiben Sie zunächst, was Sie wahrnehmen. Geben Sie Ihre Eindrücke und Ihre Perspektive möglichst neutral weiter. Lassen Sie Interpretationen und bewertende Aussagen außen vor.


Gutes und wertvolles Feedback verfolgt also immer das konkrete Ziel, etwas besser zu machen bzw. in eine gewünschte Richtung zu entwickeln. Es geht nicht darum, Fehler anzuprangern oder Beurteilungen auszusprechen. 

Hier ein Beispiel für gutes und schlechtes Feedback:

Schlecht: „Ihr Vorschlag zu Projekt XY ist viel zu bunt und unübersichtlich. Ich glaube, es entspricht auch nicht den Vorgaben, die für Grafiken dieser Art festgelegt wurden. Das müssen Sie noch einmal neu machen.“

Gut: „Wenn ich mir Ihren Vorschlag zu Projekt XY anschaue, fallen mir direkt die vielen Farben ins Auge. Zudem ist Ihre Grafik an vielen Stellen sehr detailreich gestaltet. An Stelle x und y entspricht Ihr Vorschlag zudem nicht den dafür festgelegten Vorgaben. Ich kann mir vorstellen, dass es der Übersichtlichkeit helfen würde, wenn Sie sich auf maximal 3 Farben beschränken würden.“

 

7 Regeln, wie Sie Feedback richtig geben

Wenn Sie jemandem Feedback zu seiner Arbeit oder seinem Verhalten geben möchten, sollten Sie zunächst darauf achten, dass es die oben genannten Kriterien immer erfüllt. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie sich auch an die folgenden Regeln halten.

 

1. Wählen Sie einen günstigen Zeitpunkt und geeigneten Rahmen für das Gespräch

Feedback-Gespräche sollten Sie nicht zwischen Tür und Angel führen. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem alle Beteiligten entspannt sind und sich auf das Gespräch konzentrieren können. Vereinbaren Sie dazu am besten einen Termin. Achten Sie zudem darauf, dass keine unbeteiligten Personen mithören können.

Geben Sie Feedback generell nur, wenn es erwünscht ist. Beispielsweise wenn Sie darum gebeten wurden. Ansonsten wirkt es aufgezwungen und wird von Ihrem Gegenüber gar nicht angenommen.

 

2. Verschaffen Sie sich vorab einen genauen Überblick über die Sachlage  

Es ist wichtig, dass Sie alle Hintergründe kennen bevor Sie jemandem eine Rückmeldung zu seinen Leistungen oder seinem Verhalten geben. Stellen Sie also sicher, dass Sie zum Beispiel die Arbeitsanweisungen und Vorgaben eines Projekts kennen und verstehen. Andernfalls geben Sie womöglich Tipps und Ratschläge, die am Ende unbrauchbar sind.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie sprechen mit einem Kollegen über den Entwurf einer Produktbeschreibung. Sie sagen ihm, dass er mehr als nur drei Vorteile des Produkts nennen soll. Diese Rückmeldung ist jedoch unbrauchbar, wenn er die Vorgabe hatte, maximal drei Aspekte zu nennen oder wenn das Produkt nur 3 wesentliche Vorteile hat. 
 

3. Seien Sie konkret und verständlich

Vermeiden Sie Verallgemeinerungen und pauschale Aussagen. Geben Sie konkret an, worauf sich Ihre Aussagen beziehen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner versteht, was Sie meinen. Zudem lassen sich so einfacher Verbesserungsmöglichkeiten und Lösungen finden.

Zwei Beispiele:

Konkret: ,,Ihren Bericht habe ich beim Lesen als etwas unstrukturiert empfunden. Besonders in den Kapiteln X, Y und Z fehlten mir klare Überschriften und Inhaltsangaben.“

Verallgemeinernd: „Man sollte solche Berichte immer gut durchstrukturieren. Besonders Headlines sind da wichtig.“
 

4. Verurteilen oder beleidigen Sie nicht

Das ist die wichtigste Regel und sollte gleichzeitig selbstverständlich für Sie sein. Konstruktives Feedback ist immer sachlich und damit weder beleidigend oder verurteilend. Niemand ist perfekt und Menschen machen Fehler. Konzentrieren Sie sich auf die Lösung eines Problems, nicht auf das Problem selbst.
 

5. Formulieren Sie Ich-Botschaften

Sprechen Sie von Ihren eigenen Beobachtungen und Eindrücken und nicht von Meinungen anderer. Diese können für sich selbst sprechen.

Vermeiden Sie darum „Wir/Man/Sie/Du“-Formulierungen wie „Man hat beobachtet, dass Sie…“ oder „Sie haben hier ... “. Durch Ich-Botschaften fühlen sich andere weniger angegriffen und nehmen Ihr Feedback besser an.

Hier ein paar Beispiele für Ich-Botschaften:

  • „Ich nehme Sie als … wahr.“
  • „Ich habe den Eindruck / das Gefühl, dass Sie ….“
  • „Auf mich wirkt es / Ihr Verhalten …“
  • „Ich persönlich finde …“

 

6. Wenden Sie die „Sandwich-Methode“ an

Negatives ummanteln Sie mit Positivem. Denken Sie daran, dass es für manche Menschen schwer ist, Kritik und negatives Feedback zu bekommen.

Es ist für den Feedback-Nehmer leichter, Verbesserungsvorschläge zu akzeptieren, wenn Sie auch die positiven Dinge benennen. Die „Sandwich-Theorie" empfiehlt, jede negative Rückmeldung zwischen zwei Schichten von positiven Aspekten zu betten.

Ein Beispiel: „Ihre Präsentation gestern war sehr ansprechend gestaltet. Allerdings hatten sich bei den Zahlen ein paar Fehler eingeschlichen. Damit das nicht noch einmal passiert, sollten Sie Ihre Folien das nächste Mal noch einmal Korrektur lesen lassen. Es freut mich aber, dass Sie den Kunden trotzdem überzeugen konnten.“  
 

7. Zeigen Sie Perspektiven auf, aber bleiben Sie unverbindlich

Wichtig ist es, dass Sie das gemeinsame Ziel, z. B. ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt oder eine bessere zukünftige Zusammenarbeit, im Auge behalten. Deshalb diskutieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten und Handlungsalternativen. Erwarten Sie aber nicht, dass Ihre Tipps und Anmerkungen eins zu eins umgesetzt werden. Konstruktives Feedback ist grundsätzlich unverbindlich – kein Befehl. Denn es gibt oft mehr als nur einen Weg zum Erfolg.

 

6 Regeln, wie Sie richtig Feedback nehmen

Auch wenn Sie selbst in der Situation sind, Feedback zu nehmen, gibt es ein paar Regeln zu befolgen. 
 

1. Bitten Sie um regelmäßiges Feedback

Sehen Sie konstruktives Feedback als Chance, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln und die eigenen Arbeitsergebnisse zu verbessern! Sprechen Sie Kollegen, Führungskräfte oder auch Kunden immer wieder darauf an, Ihnen Rückmeldung zu geben. Sagen Sie konkret, wozu Sie Feedback haben möchten.

Reflektieren Sie, ob Sie dazu auch bereit sind, bevor Sie Feedback aktiv einfordern. Erst dann sind Sie auch in der Lage, es anzunehmen. Haben Sie aber keine Angst davor. Denn wenn es konstruktives Feedback ist, können Sie nur davon profitieren.
 

2. Hören Sie aufmerksam zu und lassen Sie Ihren Feedback-Geber ausreden

Sie können nicht wissen, was der andere sagen will, bevor er nicht zu Ende gesprochen hat. Allenfalls könnten Sie es vermuten. Deshalb gilt: Ausreden lassen.
 

3. Rechtfertigen Sie sich nicht

Dies ist womöglich eine der schwierigsten Feedbackregeln. Dennoch ist es wichtig, dass Sie sie befolgen.

Machen Sie sich dafür zunächst klar, dass auch negatives Feedback kein persönlicher Angriff ist. Es geht um Ihre erbrachten Leistungen oder Ihr Verhalten anderen gegenüber, nicht um Sie als Person. Daher sollten Sie das Gesagte zunächst auf sich wirken lassen, ohne sich direkt Gegenargumente zurecht zu legen.

Voraussetzung ist natürlich, dass sich Ihr Feedback-Geber an seine eigenen Regeln hält. Ist das nicht der Fall und er hat sich beispielsweise keinen Überblick über das Projekt verschafft, dürfen Sie ihm selbstverständlich erklären, wie Sie zu Ihrer Entscheidung gekommen sind.
 

4. Stellen Sie sicher, dass Sie das Feedback richtig verstanden haben

Fragen Sie immer nach, wie etwas gemeint ist, wenn es noch unklar ist. So gehen Sie sicher, dass Sie Ihren Feedback-Geber richtig verstanden haben. Bitten Sie zudem um konkrete Beispiele und Anregungen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie etwas verändern sollen.
 

5. Fassen Sie das Feedback in Ihren eigenen Worten zusammen

Abschließend sollten Sie das Gespräch noch einmal kurz zusammenfassen. Was wurde positiv hervorgehoben? Was wurde kritisiert? Welche Alternativen und Möglichkeiten wurden besprochen?

So vermeiden Sie Missverständnisse und schaffen eine gemeinsame Grundlage, wie Sie jetzt weiter vorgehen.
 

6. Seien Sie für Feedback dankbar und verbindlich

Bedanken Sie sich. Denn konstruktives Feedback soll Ihnen helfen. Sagen Sie außerdem verbindlich zu, dass Sie es annehmen und damit arbeiten werden.
 

Fazit

Regelmäßige Feedback-Gespräche sind im Job unerlässlich, um weiterzukommen. Doch richtig Feedback geben und nehmen ist eine Kunst. Denn nur, wenn Sie sich an die wichtigsten Feedback-Regeln halten, ist es auch wirklich konstruktiv und kann seinen Zweck erfüllen.

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