Wirkungsvoll Feedback geben und nehmen

Maren Kräft - 15. Februar 2018 - Arbeitswelt

Die 10 Gebote für Feedbackgespräche im Business-Kontext - Mit Formulierungshilfen aus der Praxis!

In Kooperation mit Prof. Dr. Rieke Engelhardt, provadis Hochschule

In unserem Kerngeschäft als Personaldienstleister haben wir – die Amadeus FiRe AG – mit vielen verschiedenen Feedbacksituationen zu tun. Denn unsere Aufgabe ist es, qualifizierte Bewerber mit  Unternehmen zusammen zu bringen.

Darum führen wir täglich zahlreiche Gespräche mit Bewerbern, Mitarbeitern und Kunden. Zu Letzteren zählen vor allem Personaler, Führungskräfte in kaufmännischen und IT-Abteilungen sowie  Geschäftsführer. Aber was bedeutet eigentlich das im Business oft verwendete Schlagwort „Feedback“? Und was müssen Sie beachten, wenn Sie Feedback geben oder entgegennehmen?

In der Psychologie meint Feedback die „Bezeichnung für beschreibende, nicht wertende Rückmeldungen (zur eigenen Person); wird als psychotherapeutische Methode verwandt, bei der (…) die betreffende Person zu ihren Verhaltensweisen Mitteilungen von anderen über deren darauf bezogene Gefühlsreaktionen erhält; eröffnet Möglichkeiten der Verhaltensänderung.“ (Quelle: wissen.de)

Konstruktiv kommt vom lateinischen Verb „construere“ (konstruieren). Konstruktives Feedback ist  aufbauend und entwickelnd. Es geht möglichst wenig um Kritik. Im Vordergrund steht das Aufzeigen von Verbesserungspotential.

 

Drei allgemeine Verhaltensregeln für Feedbackgeber und -nehmer

Um eine angenehme und offene Gesprächssituation zu erzielen, sollten sowohl Feedbackgeber als auch Feedback nehmer folgende allgemeine Verhaltensregeln beherzigen:

  1. Halten Sie Blickkontakt mit Ihrem Gesprächspartner. Dadurch erzeugen Sie Verbindlichkeit und signalisieren Wertschätzung Ihrem Mitarbeiter/Kollegen gegenüber.
  2. Nehmen Sie eine gerade und offene Sitzhaltung ein, d.h. keine verschränkten Arme, das drückt Ablehnung bzw. Abneigung aus.
  3. Nicken Sie mit dem Kopf und stimmen Sie gelegentlich kurz zu, während Ihr Gesprächspartner redet. Damit signalisieren Sie, dass Sie aktiv zuhören.

 

Gebote des Feedbackgebens

 

4. Wählen Sie einen günstigen Zeitpunkt für das Gespräch.

Es sollte eine Situation sein, in der Sie und derjenige, dem Sie Feedback geben wollen, sich wohl fühlen und sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren können. Wenn Ihr Anliegen nicht zwischen Tür und Angel besprochen werden kann oder ein vertrauliches 4-Augen-Gespräch verlangt, vereinbaren Sie am besten einen Termin für das Feedbackgespräch und sagen Sie Ihrem Ansprechpartner den Grund für das Gespräch, damit er sich auch darauf vorbereiten kann.

 

5. Stellen Sie sicher, dass Sie eine positive Absicht verfolgen.

Durch Ihr Feedback soll sich die Zusammenarbeit verbessern, Missverständnisse sollen geklärt werden. Ihr Kollege bzw. Mitarbeiter erhält die Chance, die Fremdwahrnehmung bzgl. seines Verhaltens zu  reflektieren.

 

6. Seien Sie konkret und verständlich.

Durch Verallgemeinerungen und pauschale Aussagen weiß der Betreffende nicht, wie er das Problem  beseitigen kann. Außerdem ist es für den Beteiligten am einfachsten, das Feedback nachzuvollziehen, wenn das Ereignis möglichst konkret beschrieben wird.

 

7. Beschreiben Sie Ihre Wahrnehmungen, werten Sie nicht.

Lassen Sie Bewertungen und Interpretationen außen vor. Indem Sie Ihre Eindrücke sachlich schildern,  beschreiben Sie eine andere Perspektive. Das allein kann bei Ihrem Gesprächspartner schon  Verständnis auslösen. Sie können im zweiten Schritt durchaus über Ihre Gefühle sprechen. Stellen Sie durch Ich-Botschaften sicher, dass Ihr Gegenüber Ihrer Wahrnehmung folgen kann.

 

8. Formulieren Sie subjektiv.

Wenn Sie von Ihren eigenen Beobachtungen und Eindrücken sprechen und nicht von Meinungen  anderer, fällt es dem Beteiligten leichter, das Feedback anzunehmen. Vermeiden Sie darum „Wir/Man/ Sie/Du“-Ausdrücke oder -Formulierungen wie „Man hat beobachtet, dass Sie…“, „Wir empfinden Sie als  “.

Beispiele für subjektive Feedback-Formulierungen:

  • „Ich nehme Sie als … wahr…“
  • „Ich habe den Eindruck, dass Sie ….“
  • „Mein Gefühl ist, dass Sie …“
  • „Ihr Verhalten wirkt auf mich…“
  • „Ich persönlich finde Ihr Verhalten …“

 

9. Wenden Sie die „Sandwich-Methode“ an. 

Negatives ummanteln Sie mit Positivem. Denken Sie daran, dass es schwer ist, Kritik einzustecken. Daher ist es für den Feedbacknehmer leichter, Verbesserungsvorschläge zu akzeptieren, wenn er merkt, dass Sie nicht nur an ihm herumkritisieren möchten, sondern auch die positiven Seiten sehen. Die „Sandwich-Theorie" empfiehlt, jede negative Kritik zwischen zwei Schichten von positiven  Elementen zu betten.

 

10. Versuchen Sie einen Konsens zu erzielen.

Diskutieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten und Handlungsalternativen. Wählen Sie diejenige aus, für die ein gemeinsames Interesse besteht.

 

Gebote des Feedbacknehmens

 

4. Machen Sie sich bewusst, dass Sie unter Umständen auch harte Kritik akzeptieren müssen.

Reflektieren Sie, bevor Sie Feedback aktiv einfordern, ob Sie dazu auch bereit sind. Wenn nicht, sollten Sie sich fragen, welche Ängste und Sorgen dahinter stecken, die Sie daran hindern, sich auch negativem Feedback offen zu stellen.

 

5. Fordern Sie Feedback aktiv ein.

Nehmen Sie es dementsprechend dankbar an, wann immer Ihnen eine Gelegenheit gegeben wird.

Sehen Sie es als Chance sich persönlich weiterzuentwickeln! Sagen Sie Ihrem Gesprächspartner auch konkret, worüber Sie Feedback haben möchten. Nennen Sie konkrete Verhaltensweisen, deren Wirkung auf Ihre Gesprächspartner Sie wissen wollen. Vorteil: Wenn sie eine positive und aktive Rolle im Feedbackgespräch einnehmen, können Sie den Feedbackprozess auch als Empfänger mit beeinflussen.

Beispielsätze:

„Herr/Frau …, meiner Meinung nach habe ich die Aufgabe XY trotz erschwerter Bedingungen erfolgreich zum vergebenen Termin gelöst. Darf ich Sie nach Ihrem persönlichen Eindruck fragen, wie Sie meine  Arbeit bzw. die Art und Weise, wie ich die Aufgabe gelöst habe, empfunden haben.“

„Herr/Frau …, bei der Erledigung meiner Aufgabe XY hatte ich den Eindruck, dass Sie in der Situation Z nicht ganz zufrieden waren mit meiner Arbeit bzw. mit der Art und Weise, wie ich die Aufgabe gelöst  habe. Liege ich da richtig? Darf ich Sie fragen, wie ich mich Ihrer Meinung nach verbessern kann?“

 

6. Lassen Sie Ihren Feedbackgeber bzw. Gesprächspartner ausreden.

Sie können nicht wissen, was der andere sagen will, bevor er nicht zu Ende gesprochen hat. Allenfalls könnten Sie es vermuten.  Deshalb gilt: Ausreden lassen!

 

7. Rechtfertigen oder verteidigen Sie sich nicht.

Es ist wichtig, sich klar zu machen, dass der andere nie beschreiben kann, wie Sie sind, sondern immer nur, wie Sie auf denjenigen wirken. Diese Wahrnehmung ist aber durch keine Klarstellung revidierbar. Sie sollten die Meinung des anderen hinnehmen und versuchen, daraus zu lernen.

 

8. Fassen Sie das Feedback in Ihren eigenen Worten zusammen.

So gehen Sie sicher, dass Sie Ihren Feedbackgeber richtig verstanden haben. Stellen Sie, wenn nötig,  Verständnisfragen. Wenn Ihnen nicht ganz klar ist, wie Sie das kritisierte Verhalten ändern bzw. wie Sie es stattdessen besser machen sollen, bitten Sie um konkrete Handlungs alternativen.

 

9. Teilen Sie Ihre Reaktionen auf das Feedback mit!

Wenn Sie weitere Informationen über Ihr Verhalten erhalten möchten und von Ihrem Gegenüber  nächstes Mal wieder Feedback brauchen, muss er wissen, wie seine Beobachtungen auf Sie wirken und ob diese Ihnen helfen. Sagen Sie ihm, wie sein Feedback auf Sie wirkt und welchen Einfluss seine  Interaktion auf die beiderseitige Beziehung gehabt hat.

 

10. Seien Sie für Feedback dankbar und verbindlich.

Bedanken Sie sich ausdrücklich beim  Feedbackgeber, auch wenn es nicht in der richtigen Form gegeben wurde. Es hilft Ihnen, sich selbst und Ihre Wirkung auf andere kennenzulernen und dadurch sicherer und kompetenter im Auftreten zu werden.

 

Beispiele für gutes und schlechtes Feedback

 

Beispiel für ein gutes Feedback

Ein gutes Feedback ist ein beschreibendes, konkretes Feedback.

Zum Beispiel:

„Am Mittwoch und Freitag der letzten Woche, sind Sie zwei Stunden später ins Büro gekommen. Wir haben in zwei Tagen die Deadline für das Projekt XY und wir können die dafür nötigen Aufgaben nur mit geballter Teamarbeit bis dahin abschließen. Wir brauchen Sie dafür. Diese Beobachtung hinterlässt bei mir den Eindruck, Sie nehmen Ihre Aufgabe nicht ernst.“

 

Beispiel für ein schlechtes Feedback

Sie sollten Ihr Feedback niemals pauschal und wertend äußern.

Zum Beispiel:

„Sie sind immer zu früh gegangen und Sie sind unzuverlässig.“

 

Weiterführende Lektüre

Prof. Dr. Rieke Engelhardt empfiehlt:

Prof. Dr. Rieke Engelhardt ist von der Provadis School of Management and Technology, Gründerin der Führungswerkstatt Frankfurt.


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