Rechnungswesen in der Cloud – Teil 1: Auslagerung rechnungslegungsrelevanter Prozesse

Winfried Alves - 25. April 2018 - Accounting, Rechnungswesen in der Cloud

Die generelle Auslagerung von Geschäftsprozessen, insbesondere durch die Inanspruchnahme von Cloud-Diensten wird von Unternehmen jeder Größenordnung mittlerweile zunehmend genutzt. Vor allem das Angebot verschiedenster flexibler und kostengünstiger Gestaltungsmöglichkeiten ist in diesem Zusammenhang eine wesentliche Motivation.

Da der Bereich Rechnungswesen/Steuern von jeher einer intensiveren Überwachung und Kontrolle unterliegt, stellt sich die Frage, welche Prozesse und Funktionen davon betroffen sind.

IDW RS FAIT 5 legt fest, dass ausgelagerte Prozesse und Funktionen für die Rechnungslegung relevant sind, wenn sie dazu dienen, Daten über Geschäftsvorfälle, Ereignisse oder betriebliche Aktivitäten zu speichern oder zu verarbeiten, die entweder direkt in die Rechnungslegung einfließen oder im Rechnungslegungssystem als Grundlage für Buchungen zur Verfügung stehen.

Damit reichen rechnungslegungsrelevante Prozesse und Funktionen von der „einfachen“ Datenerfassung und -speicherung bis zur vollständigen Verarbeitung von Transaktionen und Abwicklung komplexer Geschäftsprozesse. Ebenso die Bereitstellung von Unterlagen in elektronischer oder anderer Form für den Abschluss (z. B. Buchungsdaten oder Buchungsbelege) sowie die Bereitstellung ergänzender Informationen (z. B. für den Lagebericht) gehören dazu.

Regelmäßig umfasst diese Auslagerung auch die für die Erbringung der Dienstleistung erforderliche Bereitstellung von IT-Systemen.

Typische Beispiele für IT-Outsourcing-Dienstleistungen sind:

  • Betrieb eines Rechenzentrums
  • Business Prozess Outsourcing, also die Auslagerung administrativer (Routine)-Tätigkeiten auf ein Dienstleistungsunternehmen (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung)
  • Shared Service Center

Eine spezielle Form des IT-Outsourcings stellen Cloud Computing Dienstleistungen dar. Für das Rechnungswesen wird am häufigsten das Servicemodell „Software as a Service“ (SaaS) genutzt. Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung, bei der das auslagernde Unternehmen eine IT-Anwendung aus der Cloud nutzt, beispielsweise eine Anlagenbuchführung oder eine Software zur Verwaltung der Kundenbeziehungen.

Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass sie bei dieser Vorgehensweise ihren handels- und steuerrechtlichen Verpflichtungen erheblich besser und sicherer nachkommen können als bei einer vollständigen Auslagerung, da sie ja „nur“ eine Software aus der Cloud nutzen. Hierbei wird häufig übersehen, dass sich Unternehmen im Tausch gegen die (angeblich) bessere Kontrolle bei der Bearbeitung der Geschäftsprozesse erhöhten Risiken aufgrund der internetbasierten Kommunikationstechnologie – z.B. Hackerangriffe, Speicherstandort – aussetzen und hierauf entsprechend reagieren müssen.

Auf diese Details werden ich im weiteren Verlauf der Serie eingehen und Ihnen im 2. Teil die potentiellen Risiken eines internetbasierten Rechnungswesens vorstellen und im Hinblick auf das Risikopotenzial analysieren.


Sie möchten mehr über dieses Thema erfahren oder haben konkrete Fragen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu unserem Experten auf:

Winfried Alves
Tel.: 069 25782698, Email: alves@alvesconsult.de, Alves Consult, Niddastraße 103, 60329 Frankfurt am Main, www.alvesconsult.de

Herr Alves ist seit 1993 zugelassener Rechtsanwalt (Schwerpunkt Wirtschaftsrecht), seit 2000 als Berater und Trainer in den Bereichen Internationale Rechnungslegung (IFRS/US-GAAP), IKS und Interne Revision tätig. Er ist Fachbuchautor und langjähriger Dozent u. a. für die Steuer-Fachschule Dr. Endriss.


Praxisrelevante Tipps für Führungskräfte, Entscheider und Spezialisten

Archiv

2018 (37)
Dezember (3) November (2) Oktober (4) September (3) August (3) Juli (4) Juni (5) Mai (2) April (8) März (1) Februar (1) Januar (1)
2017 (20)
Dezember (2) November (1) Oktober (1) September (1) August (2) Juli (3) Juni (3) Mai (3) April (3) März (1)