Prüfung des Internen Kontrollsystems (IKS) im Rechnungswesen in sechs Schritten

Winfried Alves - 20. Juli 2016 - Accounting

Ein internes Kontrollsystem ist nur dann wirksam, wenn es regelmäßig auf seine Vollständigkeit und Aktualität überprüft wird. Unabhängig davon, ob eine regelmäßige Prüfung des IKS im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgt, sollten bei jeder gesetzlichen oder betrieblichen Änderung deren Auswirkungen auf das Unternehmen und damit auch auf das Rechnungswesen überprüft werden. Anfangs mag dies wie eine reine „Arbeitsbeschaffungsmaßnahme“ wirken. Gegenüber der höchst subjektiven Einschätzung – „das dürfte eigentlich keine Auswirkungen haben“ – hat eine zeitnah durchgeführte Prüfung den Vorteil, dass Vermutungen durch Tatsachen ersetzt und eventuell auch weiterführende Aspekte, die nicht sofort auf der Hand liegen, Berücksichtigung finden.

Ein aktuelles Beispiel: Eine Prüfung der Auswirkungen von BilRUG hat ergeben, dass das Controlling bereits im laufenden Jahr erheblich betroffen ist. Mithilfe eines einfachen Schemata kann in sechs Schritten geprüft werden, ob das derzeitig vorhandene IKS (noch) wirksam ist oder ob Anpassungsmaßnahmen erforderlich sind.

BestandsaufnahmeZu Beginn der Prüfung, die datumsmäßig festgelegt wird, wird anhand der bestehenden Dokumentation der Status quo des IKS bestimmt:

  • Zeitpunkt der letzten Prüfung
  • Ergebnis der letzten Prüfung
  • Durchführung eventuell festgelegter Änderungsmaßnahmen

Es nützt wenig, die Auswirkungen einer neuen Änderung zu beurteilen, ohne festzustellen, dass bis zur Änderung das IKS aktuell und wirksam war. Sollte diese Feststellung nicht getroffen werden können, sind zwangsläufig neben den neuen auch die noch nicht berücksichtigten Änderungen mit einzubeziehen.

  1. Feststellung der Veränderung(en)
    Die Frage „was hat sich verändert?“ klingt im ersten Moment banal. Eine Antwort darauf kann aber im Einzelfall kompliziert sein, z. B. bei neuen Gesetzesvorschriften oder einer Neuausrichtung der Geschäftstätigkeit. Entscheidend ist eine präzise und detaillierte Erfassung der Veränderungen, denn diese bestimmt den weiteren Verlauf der Prüfung.

    Beispiel:
    Es ist ein Unterschied, ob nur festgestellt wird, dass zwei Mitarbeiter/innen aus dem Rechnungswesen gekündigt haben, oder ob bereits berücksichtigt wird, dass eine/r davon einen Bereich allein eigenverantwortlich bearbeitet hat. Die Prüfung mag schlussendlich zum identischen Ergebnis kommen, eine genauere Feststellung ermöglicht aber die Kontrolle. Sie zeigt, ob alle relevanten Gesichtspunkte berücksichtigt wurden.

  2. Feststellung der Auswirkung(en)
    Je sorgfältiger Schritt zwei ausgeführt wurde, umso einfacher lassen sich im Schritt drei die Auswirkungen identifizieren. Unabhängig von der Intensität ist für jede Veränderung zu überprüfen, ob und wenn ja, in welchem Umfang neue Risiken für das interne oder externe Rechnungswesen entstanden sind oder sich bestehende Risiken verändert haben.

    Beispiel:
    Eine fehlerhafte Anwendung der neuen BilRUG-Vorschriften kann zu einer falschen Kalkulation der Herstellkosten und damit der Preisgestaltung eines Unternehmens führen.

    Ein (vermeidbarer) Fehler ist es, bereits in diesem Schritt eine „Auswahl“ zu treffen, das heißt, nur „wesentliche“ Auswirkungen aufzuführen.

  3. Feststellung eines möglichen Änderungsbedarfs
    Erst im Schritt vier wird unter Berücksichtigung aller Umstände festgelegt, welche der Auswirkungen zwangsläufig eine Änderung der Kontrollen und damit des IKS nach sich ziehen. Die Festlegung darf erst in diesem Schritt erfolgen, da es möglich ist, dass bereits vorhandene Risiken, die bisher als vernachlässigbar eingestuft wurden, durch hinzugekommene Veränderungen ebenfalls zu berücksichtigen sind.

    Beispiel:
    Bestimmte Anhangangaben wurden ausschließlich textmäßig im Überblick zusammengefasst. Aufgrund der neuen Anforderungen ist nunmehr eine detaillierte Darstellung unumgänglich.

  4. Maßnahmenplan
    Auf der Basis der anzupassenden Kontrollen sind jetzt die Maßnahmen festzulegen, die den Veränderungen angemessenen sind. Angemessen bedeutet in diesem Zusammenhang alle Möglichkeiten in Betracht zu ziehen. Also von der Konzeption einer neuen Kontrolle bis hin zur Umstellung einer bestehenden Kontrolle, z. B. von manuell zu automatisiert. Aber auch hierbei darf die Kosten-Nutzen-Relation nicht vernachlässigt werden. Wenn also die IT-Anpassung für eine automatisierte Kontrolle zu kostenintensiv ist, kann eine zusätzliche manuelle Kontrolle die bessere Maßnahme sein.

  5. Beurteilung
    Nach der Durchführung des beschlossenen Maßnahmenplans ist dessen Wirksamkeit zu überprüfen.
    Bei umfangreichen Änderungsmaßnahmen ist nach wie vor ein „Probelauf“ das beste Mittel, um die Funktionsfähigkeit zu überprüfen. Bei kleinen Änderungen kann unter den Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten die theoretische Prüfung z. B. anhand eines Flussdiagramms ausreichen. Je nach Ergebnis kann dann entweder die Wirksamkeit des angepassten IKS bestätigt oder der Maßnahmenplan überprüft und eine erneute Beurteilung vorgenommen werden.

 

Über den Autor:
Winfried Alves ist seit 1993 zugelassener Rechtsanwalt (Schwerpunkt Wirtschaftsrecht), seit 2000 als Berater und Trainer in den Bereichen Internationale Rechnungslegung (IFRS/US-GAAP), IKS und Interne Revision tätig. Er ist Fachbuchautor und langjähriger Dozent u. a. für die Steuer-Fachschule Dr. Endriss.

Herr Alves steht Ihnen für Fragen gerne persönlich zur Verfügung unter: Tel.: 069 25782698, Email: alves@alvesconsult.de, Alves Consult, Niddastraße 103, 60329 Frankfurt am Main, www.alvesconsult.de


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